Fotos und Videos lassen auch noch nach vielen Jahren die Erinnerung an einen wunderschönen Hochzeitstag wach werden und vermitteln noch einmal und immer wieder die freudige Erregung bei den Vorbereitungen, den feierlichen Ernst der kirchlichen Trauung und die ausgelassene Heiterkeit der gemeinsamen Feier. Deshalb ist es natürlich am schönsten, wenn der ganze Hochzeitstag dokumentiert werden kann. Aber so eindrucksvoll das Ergebnis, so sehr bedarf es der vorherigen genauen Abstimmung. Entscheidet man sich für einen professionellen Fotografen oder
Videofilmer, so muss dies bereits mindestens sechs Monate vor dem Hochzeitstermin geschehen, da viele von ihnen ansonsten schon ausgebucht sind. Die Auswahl des Fotografen und Filmers sollte sorgfältig getroffen werden, denn die im Bild festgehaltenen Momente sind nun mal unwiderbringlich. Hilfreich dabei ist sicherlich die persönliche Empfehlung von Freunden und Verwandten.
Der in Frage kommende Fotograf legt bei einem ersten Treffen sein Portfolio vor, das man sich in Ruhe ansehen sollte. Auf diese Weise läßt sich sehr schnell herausfinden, ob sein Stil mit der eigenen Vorstellung von »schönen« Porträt- und Dokumentationsfotos übereinstimmt. Hat man sich für einen Fotografen entschieden, müssen noch eine Reihe von Details besprochen werden. Es empfiehlt sich, eine Art Drehbuch zu erstellen, in welchem der Verlauf des Hochzeitstages aufgeführt ist und das zu jedem einzelnen Ereignis die gewünschten Motive auflistet. Soll der Fotograf bereits vor der Zeremonie Aufnahmen vom Ankleiden der Braut machen und auch vom Eintreffen der Gäste? Kennt er die Kirche, in der die Trauung stattfindet, und weiß er, welche Lichtverhältnisse dort herrschen?
Muss er Lampen aufbauen oder einen Blitz benutzen, sollte dies vorher mit dem Pfarrer besprochen werden. Am unaufdringlichsten und atmosphärisch am schönsten ist es sicherlich, wenn die Fotos mit einem empfindlichen Film bei dem vorhandenen, natürlichen Licht gemacht werden können: Denn auch, wenn seine Arbeit später als Erinnerung kostbar und einzigartig ist, sollte die Anwesenheit eines Fotografen doch auf keinen Fall das Erleben der schönen Momente stören. Soll das offizielle Hochzeitsfoto des Brautpaares vor oder nach der Zeremonie aufgenommen werden? Ist ein Gruppenfoto gewünscht? Ein solches Foto ist von ganz eigenem Erinnerungswert, denn sicherlich ist die gemeinsame Anwesenheit von Verwandten und Freunden, welche die Freude des Brautpaares teilen, etwas Besonderes, das sich so bald nicht wiederholen wird. Ein Gruppenfoto erfordert aber auch ein ganz spezielles Einfühlungsvermögen des Fotografen: Einerseits muss er eine nicht unbeträchtliche Anzahl von Personen sanft dirigieren und zu einer fröhlichen Gruppe formieren, die seinem Fotoformat entspricht – vielleicht kann man ihm hierzu einen Assistenten aus dem Familien- oder Freundeskreis zur Seite stellen — und gleichzeitig hat er die schwierige Aufgabe, die Geduld der Gäste nicht über Gebühr zu strapazieren. Auch Ereignisse wie zum Beispiel das Werfen des Brautstraußes, das Anschneiden der Hochzeitstorte, die Festreden und weitere Festivitäten mit Essen, Musik und Tanz sollten im Bild festgehalten werden. Und sicherlich ist es schön, wenn der Fotograf darauf achtet, jeden Gast einmal fotografiert zu haben. All diese Absprachen sollte man vertraglich festhalten, ebenso die Anzahl der Fotoabzüge, ob Schwarzweiß- oder Farbfotos gewünscht werden, wo die Negative verbleiben, ob Reisekosten entstehen, wie lange der Fotograf in Anspruch genommen wird und wie eventuelle Überstunden honoriert werden.
Bei einer Dokumentation der Hochzeit auf Video werden aus den eingefangenen Momenten bewegte Bilder, in denen Raum, Zeit und Ton eine entscheidende Rolle spielen. Für eine solche filmische Dokumentation bieten sich unterschiedlichste Möglichkeiten – angefangen vom einfachen Abfilmen ohne Standortwechsel mit einer einzigen Kamera ohne weitere Nachbearbeitung bis hin zu Aufnahmen mit mehreren Kameras aus verschiedenen Blickwinkeln, einer raffinierten Nachbearbeitung beispielsweise mit verschiedenen Blenden oder Zeitlupeneffekten und einer nachträglichen Bearbeitung des Tons durch Einspielungen von Musik, Geräuschen und Sprache. Gleichgültig, für welche Regie man sich entscheidet, auch hier gilt, dass man den Videofilmer sorgfältig aussuchen und sich in Ruhe Proben seiner bisherigen Hochzeitsfilme ansehen sollte. Anders als bei Fotografien, die man schnell einmal durchschauen oder auch lange betrachten und von denen man gegebenenfalls ein paar unbeachtet beiseitelassen kann, muss ein Videofilm eine in sich geschlossene Dramaturgie und einen Spannungsbogen haben, sonst wird er schnell langweilig, und man mag ihn sich gar nicht gerne öfters einmal ansehen. Deshalb gilt es beim Filmen, möglichst lebendige Bilder einzufangen, Großaufnahmen mit Nahaufnahmen zu kombinieren und Kamerabewegungen gekonnt zu .planen und auszuführen.
Ein guter Videofilmer ist in der Lage, seine Aufnahmen auch nachträglich im Schnittstudio zu einem spannungreichen Bilderbogen zusammenfügen und durch den überlegten Einsatz von Ton stimmungsvoll zu untermalen. Aber auch der Videofilmer ist angehalten, sich möglichst unauffällig in die Hochzeitsfeierlichkeiten einzufügen und nicht mit grellem Lampenlicht, störenden Mikrofonständern und behinderndem Kabelsalat unangenehm auf sich aufmerksam zu machen. Außerdem sollten auch mit ihm alle gewünschten Einstellungen und besondere Wünsche – so zum Beispiel, wen von den Gästen man unbedingt auf Video gebannt haben möchte — im Voraus besprochen werden. Hierzu sollte man die Örtlichkeit rechtzeitig gemeinsam ansehen. Es empfiehlt sich, all diese Absprachen vertraglich festzuhalten, ebenso die Länge des endgültigen Films, den filmischen und personellen Aufwand, die kalkulierten Material- und Nachbearbeitungskosten und die vorveranschlagten Kosten für Kopien der Videobänder.