Ein schönes und einzigartiges Fest wie eine Hochzeit kann gar nicht lange genug im Voraus geplant werden und deswegen die gute Ideen für die Hochzeit sind immer wilkommen. Damit alles zur rechten Zeit wie ein feiner Räderweg ineinandergreift, muss vieles frühzeitig bedacht, entschieden und vorbereitet sein. So ist ein halbes Jahr keineswegs eine
übertrieben lange Vorbereitungszeit, sondern eigentlich schon eine recht knapp bemessene Zeitspanne für die Planung eines großen Festes mit vielen Gästen. Doch bevor die Details bedacht werden können, müssen zunächst einige wichtige Vörüberlegungen angestellt werden: Als erstes sollte das Datum für die Feierlichkeiten festgelegt werden. Möchte man im Sommer feiern, oder entspricht eine Winterhochzeit bei Neuschnee eher den Vorstellungen einer schönen Festatmosphäre? Mai, Juni und Dezember sind die beliebtesten Heiratsmonate, und oft sind Kirchen, Hotels und Restaurants in dieser Zeit schon ein Jahr im voraus ausgebucht.
Bedenkenswert ist, ob der Termin in die Ferienzeiten fällt, und auch den Wechsel von Sommer- und Winterzeit sollte man in Betracht ziehen – damit man nicht im Dunkeln steht, wenn das Fest eigentlich in schöner Dämmerungsstimmung geplant waren. Auch sollte sich die Hochzeit nicht mit besonderen Festdaten wie Geburtstagen oder Jubiläen anderer Familienmitglieder oder auch enger Freunde überschneiden, damit es nicht zu Konflikten kommt. Für Gäste, die von auswärts anreisen, ist oft ein verlängertes Wochenende günstig. Hat man sich für ein Datum entschieden, müssen weitere grundsätzliche Überlegungen angestellt werden. An vorderster Stelle steht dabei die Festsetzung des Budgets.
Früher war es üblich, dass die Eltern der Braut das Hochzeitsfest ausrichteten. Da heutzutage aber bereits viele Paare vor der Ehe Zusammenleben und die Brauteltern die Braut nicht erst am Tage der Hochzeitsfeier aus der Familie entlassen, ist diese Sitte bedeutungslos geworden. Feste Regeln, wer welche Kosten übernimmt, gibt es heute nicht mehr, und es ist ratsam, dass sich Brautleute, Eltern sowie alle, die sonst noch involviert sind, zusammensetzen und das Budget miteinander besprechen und festlegen. Die Höhe des Budgets gibt den Rahmen für die Festlichkeiten vor: die Anzahl der Gäste, die Art’der Feier, des Essens und Trinkens, der Unterhaltung und vieler anderer wichtiger Elemente. Ist dieser wichtige Punkt geklärt, entscheidet man sich für die Örtlichkeiten, an denen die Feierlichkeiten stattfinden sollen. Vor welchem Standesamt, in welcher Kirche oder Kapelle soll die Trauung vollzogen werden? Wird es einen Empfang in einem Restaurant oder Hotel geben? Ist an ein Essen gedacht oder an ein Fest mit Musik und Tanz? Oder soll das Fest in privater Umgebung gefeiert werden?
Auf jeden Fall gibt es bei der Wahl des richtigen Ortes eine Reihe von Dingen zu bedenken und zu beachten: Ist der Raum groß genug für die vorgesehene Anzahl von Gästen? Oder ist er vielleicht zu groß, so dass die Gäste sich darin verloren Vorkommen könnten? Sind genügend Sitzgelegenheiten vorhanden, stellt der Vermieter auch Tischwäsche, Aschenbecher, Vasen oder etwa Kerzenleuchter zur Verfügung? Heben die Räumlichkeiten eine Küche mit ausreichenden Kühlmöglichkeiten für Speisen und Getränke? Können diese gegebenenfalls auch von einem Cateringservice genutzt werden? Gibt es genügend Toiletten – am Festtag sollten feine Seifen und Handtücher ausliegen. Ist die Stromversorgung ausreichend für zusätzliche Beleuchtungskörper und eine Musikanlage, oder wird ein Generator benötig? Wie viele Parkplätze sind vorhanden? Sind Hunde erlaubt? Wie large darf gefeiert werden? Muss der Vermieter seine Einwilligung zu Musikern, Darstellern, Fotografen usw. geben? Wieviel Zeit ist für den Aufbau der Tische und Stühle, einer Bühne, einer Lichtanlage usw. vorgesehen, und wann muss die Räumlichkeit wieder übergeben werden? Feiert man etwa in einem Restaurant oder einem Hotel, in dem alles Gewünschte vorhanden und auch für Essen und Trinken gesorgt ist, sollte man daran denken, einen Platz für die Geschenke und auch einen kleinen Tisch für das Gästebuch bereitzustellen. Für eine Feier im Freien gelten dieselben Überlegungen, wobei man darauf gefaßt sein muss, dass das Wetter ein unzuverlässiger Partner ist und Ausweichmöglichkeiten wie zum Beispiel ein Zelt einzuplanen sind.
Stehen Zeitpunkt, Ort und Rahmen der Hochzeit fest, widmet man sich der Gästeliste. Vor allen Dingen ist eine Hochzeit ja eine Familienangelegenheit. Deshalb gehören die engsten Verwandten ganz oben auf die Liste, ebenso wie die Trauzeugen. Häufig kommen noch Onkel und Tanten, Vettern und Cousinen, Paten und ihre Familien hinzu. Natürlich möchte man diesen Tag auch mit den Freunden begehen. Arbeitskollegen und Bekannte sollten nur dann eingeladen werden, wenn man über die Arbeit hinaus ein herzliches Verhältnis zueinander hat und sich über ihre Anwesenheit freut. Da es sich um ein so wichtiges Fest handelt, sollte man nur einladen, wen man wirklich um sich haben möchte.
Ist entschieden, wer eingeladen wird, legt man am besten eine Gästeliste an. Hilfreich ist es, diese in drei Spalten aufzuteilen: In der linken Spalte notiert man untereinander und durchnumeriert die Namen der Gäste. Sinnvollerweise führt man jeden Gast einzeln auf, auch wenn man Paare oder Familien einlädt – es kann immer wieder vorkommen, dass ein Mitglied der Familie absagen muss, die anderen aber gerne kommen möchten, oder ein Paar nicht gemeinsam kommen kann. In die mittlere Spalte werden später die Zusagen und in die rechten die Absagen eingetragen.
Die Einladungen werden drei bis spätestens zwei Monate vor der Hochzeit verschickt, damit den Gästen genügend Zeit bleibt, ihre eigenen Termine daraufhin abzustimmen und rechtzeitig eine Zu- oder Absage zu geben. Spätestens vier Wochen vor der Hochzeit sollten alle Antworten vorliegen, damit genau geplant werden kann. Wer das Hochzeitsfest ausrichtet, verschickt auch das Einladungsschreiben. Sind das zum Beispiel die Eltern der Braut, so stehen ihre Namen – ohne akademische Titel – auf der Einladung.
Weitere wichtige Informationen sind das Datum, die Uhrzeit, der Ort der Feierlichkeiten und der Termin, bis zu dem eine zu oder Absage erwartet wird. Neben der postalischen Anschrift sollte man Fax- und Telefonnummer für die Antwort angeben. Üblicherweise befindet sich dieser Text unten rechts auf der Einladung, wobei meist die Formulierungen U.A.w.g – Um Antwort wird gebeten – oder R.S.V.P., die Abkürzung für das französische Repondez, s’il vous plait verwendet werden. Möchte man eine Kleiderempfehlung geben, so geschieht dies links unter dem Text der schriftlichen Einladung. Die Formulierung kann variieren zwischen: dunkler Anzug, großer Gesellschaftanzug, Smoking (Black tie) oder Frack (White tie) oder allgemein Gesellschaftskleidung.Dies signalisiert den Gästen, dass in elegantem Rahmen gefeiert wird. Findet das Fest im Freien oder in einem Zelt statt, sollte auch das auf der Einladung ausdrücklich erwähnt werden, damit sich dann jeder wärmere Kleidung für den Abend mitbringen kann.
Damit die Gäste leicht zu den Hochzeitsfeierlichkeiten finden, sollte man einen Lageplan mit Wegbeschreibung beilegen. Dazu kopiert man am besten den entsprechenden Kartenausschnitt – vielleicht ist es sinnvoll, ihn zu vergrößern – und markiert mit einem farbigen Stift, wo sich Standesamt, Kirche, Restaurant, Hotel, Wohnung oder Festplatz befinden. Sicherheitshalber sollten Sie auch hier die Adressen noch einmal genau angeben, ebenso die Telefonnummern. Hotels und Restaurants haben oft einen Prospekt ihres Hauses, in dem Anfahrt und Lage genau beschrieben sind.
Für Gäste, die anreisen und über Nacht bleiben möchten, legt man eine Liste von Privatunterkünften oder Hotels und Pensionen in verschiedenen Preiskategorien bei. Möchte man selbst dafür sorgen, dass jeder möglichst angenehm untergebracht ist, legt man den Prospekt oder die Adresse der Unterkunft bei und teilt dem Gast mit, dass ein Zimmer für ihn reserviert ist. Um Unklarheiten und Mißverständnisse zu vermeiden, sollte man auf der Einladungskarte vermerken, ob der Gastgeber die Kosten für die’ Übernachtung übernimmt oder ob die Geladenen für ihre Kosten selbst aufkommen sollen.
Haben sich die Gastgeber entschlossen, zu den verschiedenen Feierlichkeiten – der standesamtlichen Trauung, einem anschließenden Empfang, der kirchlichen Trauung am Nachmittag und dem Fest am Abend – unterschiedliche Gäste einzuladen, so empfiehlt es sich, eine aufklappbare Karte mit einem einheitlichen Text drucken zu lassen, in dem die Namen des Hochzeitspaares und das Datum des Hochzeitstages stehen. In diese Karte legt man dann ein separates Blatt mit den entsprechenden Terminen für die jeweiligen Gäste ein, da man jeden Gast höflicherweise nur über die Termine informiert, zu denen er eingeladen ist. Um den Überblick zu bewahren, ist es auch in diesem Fall hilfreich, für jeden einzelnen Anlass eine Gästeliste anzulegen. Dies gilt auch im Hinblick auf Personen, die nur eine Hochzeitsanzeige erhalten.